VR Group, eettinen ohjesääntö toimittajille
1. Yleistä
Johdanto
VR Group (jäljempänä ”VR”) on monipuolinen, ympäristöystävällinen ja vastuullisesti toimiva matkustuksen ja logistiikan palveluyritys, jonka toimintaa ohjaa sen arvot – välitämme, teemme yhdessä ja pyrimme parempaan. Tämä eettinen ohjesääntö toimittajille pohjautuu näihin samoihin arvoihin.
VR pyrkii kaikessa toiminnassaan ottamaan huomioon ympäristön ja toimimaan eettisesti korkealla tasolla ja edellyttää sopimus- ja yhteistyökumppaniensa toimivan samoilla periaatteilla.
Tämä ohjesääntö koskee kaikkia VR:n sopimus- ja yhteistyökumppaneita, alihankkijoita ja edustajia (jäljempänä ”toimittaja”). Ohjesääntö täydentää kussakin hankintasopimuksessa sovellettavia hankintaehtoja, ja ne ovat erottamaton osa tarjouspyyntöä ja sopimusta.
Lain noudattaminen
Toimittajan tulee toiminnassaan noudattaa kaikkia sen toimintaan soveltuvia lakeja ja viranomaismääräyksi, mukaan lukien kansainvälisiä pakotteita koskevat säädökset. Tällä ohjesäännöllä ei korvata tai kumota voimassa olevia lakeja ja säädöksiä, mutta se määrittää toiminnassa noudatettavan vähimmäistason.
Ohjesäännön soveltaminen toimintaan
Toimittaja sitoutuu siihen, että se ja sen konserniyhtiöt sekä alihankkijat noudattavat tätä ohjesääntöä kaikessa toiminnassaan. Toimittaja valvoo aktiivisesti omia alihankkijoitaan vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi koko toimitusketjussa.
Ohjesäännön noudattamisen valvonta
Toimittaja sitoutuu VR:n pyynnöstä vastaamaan vastuullisuuden varmistamiseksi laadittuun VR Groupin toimittajien itsearviointilomakkeeseen ja sitoutuu antamaan VR:n pyynnöstä lisätietoja tämän ohjesäännön noudattamisesta. Toimittaja hyväksyy, että VR:llä on oikeus teettää tarvittavia tarkastuksia toimittajan ja sen konserniyhtiöiden toimipaikoissa varmistuakseen ohjesäännön noudattamisesta.
Toimittaja, joka rikkoo tai laiminlyö tämän ohjesäännön mukaisia velvoitteitaan, on velvollinen välittömästi korjaamaan menettelynsä, puuttumaan konserniyhtiönsä, alihankkijansa tai yhteistyökumppaninsa menettelyyn sekä ilmoittamaan puutteet ja niihin liittyvän korjaussuunnitelman VR:lle. Mikäli korjaavia toimenpiteitä ei tehdä sovitussa tai muutoin kohtuullisessa ajassa, VR:llä on oikeus purkaa sopimus päättymään ilmoittamaansa ajankohtaan.
2. Eettinen toiminta
VR edellyttää toimittajiensa toimivan eettisten toimintatapojen mukaisesti ja kunnioittavan sekä noudattavan kaikkia niitä koskevia kansainvälisesti tunnustettuja ohjeita ja normeja.
Eturistiriitojen välttäminen
Toimittajan tulee välttää tilanteita, jossa on, voi olla, tai voi vaikuttaa olevan eturistiriita VR:n suhteen. Toimittajan tulee ilmoittaa VR:lle välittömästi mahdolliset eturistiriidat.
Korruption ja lahjonnan torjunta
VR ei hyväksy minkäänlaista lahjontaa tai korruptiota. Toimittaja sitoutuu siihen, että se ei lahjomalla tai muulla rikollisella tai epäeettisellä toiminnalla pyri edesauttamaan liiketoimiaan VR:n tai minkään muun tahon kanssa. Toimittaja sitoutuu siihen, ettei se syyllisty rahanpesuun tai vastaavaan rikolliseen toimintaan. Toimittajalla on organisaatiossaan kirjalliset toimintaohjeet, jotka tähtäävät lahjonnan ja korruption ehkäisemiseen.
Kilpailun rajoittaminen
Toimittaja sitoutuu kilpailemaan reilusti ja kaikkien voimassa olevien kilpailulakien ja säädösten mukaisesti.
3. Ihmisoikeudet ja työntekijöiden oikeudet
Toimittaja sitoutuu toimimaan Yhdistyneiden kansakuntien yrityksiä ja ihmisoikeuksia koskevien ohjaavien periaatteiden (UNGP) mukaisesti. Toimittajalla tulee olla näiden periaatteiden mukaiset tarkoituksenmukaiset menettelytavat ja prosessit ihmisoikeusloukkausten tunnistamiseksi, estämiseksi, minimoimiseksi ja korjaamiseksi.
Toimittaja sitoutuu kaikessa toiminnassaan noudattamaan kansainvälisen työjärjestön (ILO) julistusta työelämän perusoikeuksista ja ILO:n yleissopimuksia pakkotyön poistamisesta, lapsityön kieltämisestä, syrjinnän poistamisesta ja työntekijöiden järjestäytymisvapaudesta sekä työajoista.
Lapsi- ja pakkotyö sekä nuorten työntekijöiden oikeudet
Toimittaja ei saa käyttää lapsityövoimaa missään muodossa eikä se saa rikkoa lapsityövoiman käyttämisestä annettuja lakeja tai määräyksiä eikä myöskään toimia vastoin Yhdistyneitten Kansakuntien ko. asiasta antamia ohjeita tai normeja. Toimittaja ei ota palvelukseensa tai muutoinkaan epäsuorasti työllistä henkilöitä, joiden ikä alittaa laissa määritetyn vähimmäistyöiän. Vähimmäistyöikä on aina vähintään 15 vuotta. Alle 18-vuotiailla ei saa teettää yötyötä, vaarallista työtä tai mitään muuta työtä, joka voi olla haitallista heidän fyysiselle, henkiselle ja moraaliselle kehitykselleen ja terveydelleen.
Lisäksi toimittaja sitoutuu siihen, että se ei salli minkäänlaista pakkotyötä, orjatyötä tai ihmiskauppaa.
Palkka ja työajat
Toimittajalla tulee olla työntekijän omalla kielellä laaditut kirjalliset ja allekirjoitetut työsopimukset kaikkien työntekijöiden kanssa. Toimittaja sitoutuu noudattamaan soveltuvaa työaikalainsäädäntöä ja maksamaan työntekijöilleen kohtuullista ja oikeudenmukaista palkkaa, joka on aina vähintään soveltuvien lakien tai työehtosopimusten mukainen vähimmäispalkka ottaen huomioon ylityöhön ja pakollisiin etuihin liittyvät säännökset. Lisäksi toimittaja sitoutuu varmistamaan, että toimittajan ja toimittajan alihankkijoiden työntekijät ymmärtävät työsopimuksen ehdot.
Toimittaja takaa mahdollisuuden työntekijöilleen irtisanoutua oikeudenmukaisen irtisanomisajan puitteissa soveltuvien lakien ja työehtosopimusten mukaisesti. Toimittajalla ei myöskään ole oikeutta vaatia työntekijöiltä rahaa tai henkilöllisyystodistuksia työnantajan säilytettäväksi. Toimittaja takaa, että työntekijä on aina vapaa poistumaan yrityksen tiloista ja alueelta.
Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus
Toimittaja sitoutuu kohtelemaan työntekijöitään kunnioittavasti ja tasa-arvoisesti. Toimittaja sitoutuu noudattamaan ihmisoikeuksien perusarvoja kuten tasa-arvoa ja syrjimättömyyttä eikä työnantaja syrji työntekijää mm. seksuaalisen suuntautumisen, kansalaisuuden, alkuperän, sukupuolen, iän tai uskonnon takia. Toimittaja ei hyväksy minkäänlaista työntekijöihin kohdistuvaa häirintää, kiusaamista, uhkailua tai muuta epäasiallista kohtelua.
Toimittajan odotetaan edistävän moninaisuutta ja yhteneväisiä mahdollisuuksia sekä sitoutuvan epäasiallisen kohtelun ja syrjinnän vastaiseen toimintaan kaikessa toiminnassaan.
Järjestäytymisvapaus
Toimittaja on velvollinen kunnioittamaan työntekijöidensä laillisia oikeuksia yhdistymisvapauteen ja työehtosopimusneuvotteluihin liittyen.
4. Terveys, turvallisuus ja työsuojelu
Toimittaja sitoutuu kaikessa toiminnassaan noudattamaan kansainvälisen työjärjestön (ILO) yleissopimuksia työturvallisuudesta ja työterveydestä. Toimittaja sitoutuu noudattamaan työsuojelusta säädettyjä lakeja ja määräyksiä ja tarjoaa työntekijöilleen terveelliset ja turvalliset työolot, jotka aina täyttävät voimassa olevien lakien vaatimukset.
Toimittaja sitoutuu noudattamaan VR:n antamia ohjeistuksia koskien työterveyttä, työturvallisuutta ja hygieniavaatimuksia ja varmistaa, että työympäristö on terveellinen ja turvallinen. Toimittajan työntekijät eivät saa työskennellä VR:lle alkoholin tai huumeiden vaikutuksen alaisina ja tätä voidaan tarvittaessa seurata satunnaisilla testeillä, jos paikalliset lait sen sallivat.
Toimittaja edistää työturvallisuutta ja ennaltaehkäisee onnettomuuksia ja tapaturmia mm. järjestämällä työntekijöilleen riittävän koulutuksen, tarvittavat varusteet ja välineistön sekä viestimällä turvallisuudesta avoimesti. Toimittajalla tulee olla olemassa olevat toimintaohjeet ja suunnitelmat hätätilanteiden, tapaturmien ja onnettomuuksien varalle sekä toimintatavat työtapaturmien tunnistamiseen, tutkimiseen, korjaamiseen ja kirjaamiseen. Toimittaja sitoutuu raportoimaan VR:n toimeksiannossa, tilauksessa tai toimialueella sattuneesta oman henkilökunnan työtapaturmasta VR:n yhteyshenkilölle välittömästi tapaturman satuttua. Toimittaja seuraa ja tukee aktiivisesti työntekijöiden työkykyä ja hyvinvointia sekä tarjoaa keinoja näiden ylläpitämiseksi.
5. Ympäristö
Toimittaja sitoutuu siihen, ettei se toiminnallaan riko ympäristönsuojelusta annettuja lakeja, määräyksiä tai Euroopan Unionissa yleisesti hyväksyttyjä toimintanormeja. Toimittajan tulee työskennellä järjestelmällisesti ja ennakoivasti ympäristövastuunsa edistämiseksi.
Toimittaja sitoutuu jatkuvaan parantamiseen ja toimintansa ympäristövaikutusten vähentämiseen. Toimittajia kannustetaan ottamaan käyttöön ISO 14001 -standardin mukainen ympäristöjärjestelmä tai vastaava sekä asettamaan tavoitteet päästöjen vähentämiselle, esim. sitoutumalla tieteeseen perustuviin ilmastotavoitteisiin (Science Based Targets).
Toimittaja mittaa ja seuraa oman toimintansa ympäristövaikutuksia. Pyydettäessä toimittaja raportoi toimintansa sekä tuotteidensa ja palveluidensa ympäristövaikutuksista VR:lle.
